Ein Leitfaden zur Umsetzung von Feedback-Praktiken für Remote-Softwareentwicklungsteams
Ana Beatriz Cavalcanti Ribeiro hat sich im Rahmen Ihrer Dissertation an der Universität von Pernambuco (Brasilien) im Fachbereich Informatik mit Feedback in remote arbeitenden Teams von Softwareentwicklern beschäftigt. Die Arbeit aus dem August 2023 trägt den Titel FEEDBASIC: a guide to implement feedback practices for remote software development teams. Aus insgesamt 10 Interviews mit Führungskräften von IT-Teams, Fragebögen für Mitarbeiter dieser Teams sowie einer Analyse der bislang publizierten Feedbackliteratur kommt die Autorin zu folgenden Empfehlungen, die so praxisnah sind, dass wir sie hier für unser Blog ins deutsche übersetzt haben.
Wirksamkeit von Feedback
Zur Wirksamkeit von Feedback kommt Ribeiro nach Auswertung der oben genannten Quellen zu folgenden Aussagen:
A) Verbesserung der Teamleistung
Feedback wird mit einer Steigerung der Produktivität und der Arbeitsqualität sowie mit einer Verkürzung der Lieferzeiten in Verbindung gebracht. Es führt zu einer Verbesserung der technischen Fähigkeiten und zu einer besseren persönlichen Organisation, um die täglichen Aufgaben selbst zu organisieren.
B) Verbesserung des individuellen Engagements
Das Feedback ermöglicht es, für jeden Mitarbeiter einen Entwicklungsplan zu erstellen, so dass die guten Verhaltensweisen verstärkt und angeregt werden und die Verbesserungspunkte mit mehr Aufmerksamkeit bearbeitet werden.
C) Stärkung der Handlungskompetenz des Teams
Es wurde eine Veränderung im Verhalten der Mitarbeiter beobachtet, die begannen, autonomer und proaktiver zu handeln und ihre Komfortzone zu verlassen, um sich auf neue Erfahrungen einzulassen. Das Feedback führt zu einer Verbesserung des Selbstvertrauens und der Belastbarkeit der Mitarbeiter.
D) Steigerung der Motivation und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter
Sie wird durch das Gefühl der Sichtbarkeit erzeugt, das durch die Rückmeldung und die ständige Nachverfolgung der Entwicklung in Richtung der festgelegten Ziele entsteht.
E) Verbesserung der Teamarbeit
Feedback fördert einen stärkeren Zusammenhalt im Team und inspiriert die Teammitglieder zur Zusammenarbeit, um die Ziele des Teams und des Einzelnen zu erreichen.
F) Verbesserung der Kommunikation
Sie wird sowohl innerhalb als auch außerhalb des Teams wahrgenommen und hat positiv dazu beigetragen, die Mitarbeiter mit anderen Teammitgliedern sowie mit dem Unternehmen in Verbindung zu bringen, indem Ideen und bewährte Verfahren mit verschiedenen Teams in unterschiedlichen Kontexten ausgetauscht wurden.
G) Bessere Ausrichtung des Teams auf die Ziele des Unternehmens
Das Feedback gibt eine klare Vorstellung von der Zukunft und den Maßnahmen, die zur weiteren Verbesserung erforderlich sind.
H) Erleichterung von Entscheidungsprozessen in Unternehmen
Das Feedback ermöglicht es, die Erwartungen der Mitarbeiter für ihre Zukunft einzuschätzen und sie auf dieser Grundlage Projekten zuzuweisen, die besser zu ihren spezifischen beruflichen oder persönlichen Zielen passen.
Herausforderungen bei der Einführung von Feedback-Praktiken
Die Befragten Personen sehen auch Herausforderungen:
A) Nutzung digitaler Kommunikationskanäle
Die Verwendung einer offenen Kamera für die tägliche Kommunikation und für Feedback-Meetings erzeugt ihrer Meinung nach einen unsichtbaren Druck, schnell auf alle Informationen zu reagieren, die sie von ihrem Vorgesetzten oder Manager erhalten.
B) Kommunikationslücken
Das Modell der Fernarbeit führt natürlich zu einer Verringerung der persönlichen Interaktionen, was es den Mitarbeitern erschwert, alle ihre Aktivitäten und Hindernisse mitzuteilen, was zu einer Distanz zwischen Führungskraft und Mitarbeiter sowie zwischen den Teammitgliedern führt.
C) Begrenzter Zugang zu Informationen
Die verfügbaren Informationen beschränken sich in der Regel auf das, was von den Mitarbeitern selbst mitgeteilt wird, was es schwierig macht, ein Feedback zu erstellen, das wirklich alle Aktivitäten und Herausforderungen der Mitarbeiter widerspiegelt.
D) Feedback vor dem gesamten Team
Es ist den Mitarbeitern unangenehm genug, ihre Meinung vor dem gesamten Team zu äußern und Feedback zu erhalten. Dies führt zu unehrlichem Feedback, das nur positive Kommentare enthält und keine Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt.
E) Fehlen von Mechanismen zur Messung der Entwicklung der Mitarbeiter
Dies kann dazu führen, dass die Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters durch die Person, die diese Beurteilung vornimmt – in der Regel der Vorgesetzte oder Manager – subjektiv beeinflusst wird.
F) Zu allgemeines Feedback
Wenn Mitarbeiter von Führungskräften und Managern anderer Teams innerhalb der Organisation bewertet werden, die die tatsächlichen Aktivitäten des Mitarbeiters nicht kennen, kann dies zu oberflächlichem Feedback führen.
G) Aufrechterhaltung der Regelmäßigkeit von Feedback
Die Routine in der Fernarbeit führt dazu, dass die Teamleiter und Manager die Gelegenheit verpassen, Feedback zu geben, sobald die Aktion stattgefunden hat, und dass sie Feedback-Sitzungen verschieben, um anderen Anforderungen Vorrang zu geben.
H) Informationsverlust
Das Fehlen eines feedbackspezifischen Instruments, in dem die Aktivitäten, Verbesserungspunkte und herausragenden Verhaltensweisen der Mitarbeiter erfasst werden können, führt zu einem Verlust an nützlichen Informationen für die Erstellung von Feedback. Dieser Informationsverlust führt zu allgemeinem Feedback, ohne praktische Beispiele für Aktionen in der Vergangenheit und Vorschläge für die Zukunft, was manchmal nicht ausreicht, um einen Aktionsplan zu erstellen.
I) Fehlen einer vorherigen Strukturierung und eines Abgleichs der Erwartungen
In einigen Teams und Organisationen hat der Mitarbeiter keinen Zugang zu den Bewertungsregeln und versteht deshalb das erhaltene Feedback nicht. Es gibt auch keine vorherige Vorbereitung der Personen, die für die Erstellung des Feedback-Berichts und dessen Übergabe in der Feedback-Sitzung verantwortlich sind.
J) Übermittlung von negativem Feedback
Dies gilt als einer der schwierigsten Aspekte der Feedback-Praxis, vor allem weil es für die Mitarbeiter demotivierend sein kann. Es ist eine Herausforderung, eine Sprache zu wählen, die nicht aggressiv klingt und die Motivation der Mitarbeiter auch nach Erhalt des Feedbacks aufrechterhält.
K) Für eine hohe Akzeptanz des Feedbacks sorgen
Dies hängt mit der Wahl des richtigen Zeitpunkts für die Übermittlung des Feedbacks zusammen, um die Ängste der Mitarbeiter und mögliche Missverständnisse zu verringern.
Empfehlungen zur Verbesserung des Feedbackprozesses
Zum Abschluss werden die wichtigsten Empfehlungen zur Verbesserung des Feedbackprozesses in Remote-Softwareentwicklungsteams von der Autorin zusammengefasst:
A) Schaffung einer vertrauenswürdigen Umgebung
Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen, um ihre Meinung und ihre Erwartungen mitzuteilen, und dass sie sich sicher genug fühlen, um ihre Schwächen zu offenbaren.
B) Definition und Kalibrierung der Beurteilungsregeln
Es ist wichtig, vorher die Regeln festzulegen, die von den Führungskräften als Referenz für die Durchführung von Beurteilungen verwendet werden sollen. Noch wichtiger ist es, den Mitarbeitern mitzuteilen und zu erklären, wie diese Regeln auf ihre täglichen Aktivitäten angewendet werden, und sie wissen zu lassen, wie sie bewertet werden. Es ist wichtig, dies ständig anzupassen.
C) Verwenden Sie multidimensionale Indikatoren zur Bewertung der Mitarbeiter
Es hilft, ein faires Instrument zu schaffen, das flexibel genug ist, um auf viele verschiedene Mitarbeiter angewendet zu werden. Es ist auch wichtig, Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie ein bestimmter Mitarbeiter bei seinen Tätigkeiten abgeschnitten hat, die manchmal nicht von der Führungskraft überwacht werden, die für seine Leistungsbewertung verantwortlich ist.
D) Geben Sie das Feedback regelmäßig
Es ist wichtig, das Feedback in einem festgelegten und regelmäßigen Zeitraum in die Teamroutine einzubauen, indem ein bestimmter Zeitpunkt dafür vorgesehen wird. Dazu gehört auch, dass die besonderen Bedingungen des Mitarbeiters berücksichtigt werden, um eventuelle Missverständnisse zu vermeiden, aber auch, dass positive oder negative Rückmeldungen sofort nach der Aktion gegeben werden.
E) Planen Sie das Feedback und strukturieren Sie es, bevor Sie es geben
Diese vorherige Strukturierung ermöglicht eine bessere Einschätzung der für das Feedback benötigten Zeit und erleichtert es, das Feedback zu planen und seine Regelmäßigkeit zu wahren. Dies kann durch die Annahme einer Vorlage oder die Verwendung von auf dem Markt erhältlichen Instrumenten, wie z. B. dem STAR-Rahmen, erleichtert werden.
F) Einführung von bidirektionalen digitalen Kommunikationskanälen
Es ist wichtig, Fernfeedback zu unterstützen, das von Teamleitern, Managern und vor allem von den Mitarbeitern als das am meisten akzeptierte Modell angegeben wurde. Beispiele hierfür sind die Videoanrufe. Es ist wichtig, den Meinungs- und Wahrnehmungsaustausch über die besprochenen Maßnahmen zu fördern.
G) Geben Sie ein objektives Feedback mit Beispielen und Orientierungshilfen
Das Feedback muss sich auf die Erörterung der Handlungen der Mitarbeiter und deren Auswirkungen auf das Team konzentrieren, anstatt dem Mitarbeiter die Schuld für das zu geben, was er nicht gut gemacht hat. Es ist auch wichtig, Maßnahmen vorzuschlagen, die den Mitarbeiter dazu bringen, sein Verhalten zu ändern und sich weiterzuentwickeln, und keine Zweifel und Missverständnisse zu hinterlassen, die noch während des Feedbackgesprächs geklärt werden könnten.
H) Positive und negative Punkte ausgleichen
Es ist wichtig, die Möglichkeit zu minimieren, die Mitarbeiter zu demotivieren, indem nur negative Punkte angesprochen werden oder andernfalls der falsche Eindruck entsteht, dass alle Verhaltensweisen den Erwartungen entsprechen und beibehalten werden müssen.
I) Nutzen Sie Feedback zur Anerkennung und Belohnung der Mitarbeiter
Dies kann durch Geschenkgutscheine für Geschäfte, Rabatte und andere kleine Geschenke geschehen. Dies wird von den Mitarbeitern als Ansporn genutzt, sich ständig um eine bessere Leistung zu bemühen.
J) Führen Sie häufige Leistungsbeurteilungen durch
Es ist wichtig festzustellen, in welchen Bereichen bereits Verbesserungen erzielt wurden, in welchen Bereichen noch härter gearbeitet werden muss und welche Verhaltensweisen bereits den Erwartungen entsprechen – oder diese sogar übertreffen.
K) Bitten Sie um eine Rückmeldung
Es wird empfohlen, dass die Führungskraft oder der Manager ein Feedback einholt und die Informationen nutzt, um zu analysieren, ob die genannten Maßnahmen die Handlungen der Mitarbeiter positiv oder negativ beeinflusst haben.
L) Geben Sie einen konkreten, zielorientierten Entwicklungsplan vor
Dieser Plan dient dazu, die Fortschritte des Mitarbeiters zu verfolgen, und ist ein lebendiger Plan: Er kann geändert und angepasst werden und muss den Besonderheiten des Mitarbeiters entsprechen.
M) Führen Sie ein ständiges Follow-up durch
Die Fortschritte der Mitarbeiter müssen verfolgt werden, und dies kann durch die Integration informeller Feedback-Praktiken in die Routine der Teams geschehen.
N) Fördern Sie die Praxis des informellen Feedbacks
Es ist wichtig, eine Feedback-Kultur zu schaffen, die über die Unternehmensziele und -kennzahlen hinausgeht und wirklich auf das Wachstum der Mitarbeiter ausgerichtet ist.
__
Literatur:
Ribeiro, Ana Beatriz Cavalcanti (2023). FEEDBASIC: a guide to implement feedback practices for remote software development teams.
Foto von charlesdeluvio auf Unsplash