Mitarbeiterbefragung für Kleinunternehmen: kostenlos, quick & dirty?
Mitarbeiterbefragungen, die sind doch nur etwas für große Unternehmen, denkt der eine oder andere vielleicht. Unsinn. Die Erfahrung lehrt, dass vielen Chefs (gerade) in ganz kleinen Unternehmen oft nicht ansatzweise bewusst ist, wie (un)zufrieden das Team, oder wie hoch/gering deren aktuelles Engagement ist. Die lauten Kollegen finden Gehör, die leisen gehen gar zu oft unter. Und über die Ursachen sowie geeignete Ansätze, etwas zu verbessern herrscht oft noch viel mehr Ungewissheit. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie praktisch jeder kostenlos, quick & dirty mit Google Drive (ehemals Google Docs) eine Befragung online stellen und auswerten kann.
Zunächst benötigen Sie einen Google-Account. Legen Sie sich also ein Konto an, falls Sie bei Google noch nicht registriert sind. Im Anschluss loggen Sie sich auf der Website von Google Drive ein und folgen meiner Anleitung:
Screenshot 1: Mitt Google Drive eine Befragung erstellen
Screenshot 2: Fragebogen anlegen
- Klick auf „Erstellen“ und anschließend auf „Formular“ (siehe Screenshot 1)
- Dem Fragebogen einen Titel (plus beschreibenden Text) geben und die zu stellenden Fragen nacheinander anlegen (siehe Screenshot 2). Es stehen unterschiedliche Fragetypen (Klick auf „Element hinzufügen„; oben links) zur Verfügung, die für die meisten Anwendungszwecke ausreichend sein sollten. Ebenso können Seitenwechsel eingefügt werden, um der Befragung etwas Struktur zu geben.
- Ein Layout für die Befragung auswählen, sofern gewünscht. Klick auf „Thema: plain„. Ich habe mich für Blue light special entschieden.
- Fragebogen testen: Klick auf den Link am unteren Rand des Browserfensters. Mein Ergebnis schaut nicht schlecht aus, finde ich. Der Link in der URL-Zeile des Browsers kann nun kopiert und in eine E-Mail eingefügt werden, die allen Personen geschickt wird, die befragt werden sollen.
- Eingehende Antworten betrachten: Das Untermenü von „Antworten anzeigen“ (siehe Screenshot 2) erlaubt sowohl eine grafische Auswertung („Zusammenfassung„) aller bislang eingegangener Fragebögen als auch die tabellarische Anzeige aller Rohdaten („Tabelle„). Die Tabellenansicht findet man jederzeit leicht wieder, wenn man sich in Google Drive erneut einloggt. Von der Tabellenansicht gelangt man zur grafischen Übersicht über das Menü von Googles Tabellenkalkulation: Formular –> Zusammenfassung der Antworten anzeigen
Ich denke, viel einfacher lässt sich eine Online-Befragung von ein paar Mitarbeitern nicht umsetzen. Kann man dieses Vorgehen aber wirklich mit gutem Gewissen empfehlen?
Sicher nicht uneingeschränkt! Wenn Sie sich für Google-Formulare entscheiden, sollten Sie sich über ein paar sehr wesentliche Themen bewusst sein. Auf der Pro-Seite ist sicher zu verzeichnen, dass das Befragungstool kostenlos, einfach in der Anwendung und ohne Aufwand für Hosting, Datensicherung usw. zu betreiben ist. Auch kommt es bei einer Mitarbeiterbefragung im Kern nicht auf die Software an, sondern darauf, welche Fragen gestellt werden und wie mit den Ergebnissen umgegangen wird. Das Follow-up ist ungleich wichtiger als die Befragung selbst!
Kritisch muss man bewerten, dass alle Daten bei Google, einem Unternehmen mit Sitz in den USA liegen. Unter den Gesichtspunkten des Datenschutzes fällt damit aktuell jede Erhebung von Datensätzen mit Personenbezug aus. Wer dies dennoch macht, macht sich nach Einschätzung aller Juristen mit denen ich über dieses Thema gesprochen habe, strafbar. Es spricht aber aus meiner Sicht nichts dagegen, eine vollständig anonyme Befragung auf diese Weise zu realisieren. Die Rohdaten enthalten außer einem sekundengenauen Zeitstempel (Ausfüllzeitpunkt des Fragebogens) keine zusätzlichen Informationen, wie zum Beispiel die IP-Adresse des Rechners des Befragten. Ob Google selbst diese Daten speichert, kann ich nicht mit Sicherheit sagen. Für manche Anwendungen könnte es zudem ein Nachteil sein, dass das mehrfache Ausfüllen des Fragebogens nicht verhindert werden kann.
Fazit: Um auf die Schnelle ein Stimmungsbild in einer kleinen Gruppe oder einem kleinen Unternehmen einzufangen, sind die Google Formulare aus meiner Perspektive keine schlechte Lösung. Wenn ein Grundvertrauen vorherrscht und davon auszugehen ist, dass die Ergebnisse konstruktiv von allen Beteiligten genutzt werden, überwiegen wahrscheinlich die Chancen den Risiken.
Wenn es aber potenzielle Fettnäpfe zu umgehen und viele Fragen vorab und im Prozess zu klären gilt, dann sollte man sich vielleicht vorab beraten lassen. Die Verfügbarkeit kostenloser Tools hat sich durchaus kostensenkend bei den Anbietern professioneller Befragungssoftware ausgewirkt und eine kompetente Prozessbegleitung kann durchaus über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Es schadet sicher nicht, sich ein Angebot einzuholen. Achtung Eigenwerbung: Auch mein Unternehmen ist auf Befragungen spezialisiert. Es ist nicht schwierig, Kontakt zu mir aufzunehmen… In diesem Sinne: You can’t manage, what you don’t measure!
Foto: Seattle Municipal Archives
